Es un acto o proceso
de paso de información a través de mensajes, significativos entre fuentes y
destinatarios en interacción, que partiendo de un código y contextos comunes y
usando estrategias adecuadas alcanza el efecto de hacerlos partícipes de sus
respectivas intenciones y/o estado. Este efecto es posible entre personas, predominantemente,
por medio del lenguaje oral, y consiste en la transmisión y recepción
alternativa de mensajes, a través de la misma.
En las
organizaciones de hoy la comunicación debe fluir más velozmente que antes.
Incluso la cantidad de información es un elemento importante para el desarrollo
de las mismas, ya que este elemento ha aumentado enormemente en el transcurso
del tiempo, lo único contradictorio es que cada vez se necesita menos
información y se exige mayor pertinencia de esta, ello nace de que hoy día, es mucho más importante establecer una
comunicación coherente y así coordinar las decisiones sobre las actividades a
realizar, pues las funciones de dirección, planificación, organización,
dirección y control, se cumplen a través del proceso de comunicación.
En su sentido más
amplio, el objetivo de la comunicación en una empresa es suscitar un cambio,
mover a la acción para el bien de una organización. La comunicación es esencial
para el funcionamiento interno de las empresas porque integra las funciones
administrativas.
En particular se
necesita comunicación para:
· Fijar y
difundir las metas de la empresa.
· Diseñar los
planes para conseguirlas.
· Organizar los
recursos humanos y de otro tipo de la manera más eficaz y eficiente.
· Elegir,
desarrollar y evaluar a los miembros de la organización.
· Dirigir,
orientar, motivar y crear un ambiente en el que las personas quieran dar su
aportación.
· Controlar el
desempeño.
Todo
flujo de procesos organizacional se rige hacia el futuro por una visión y se
desarrolla mediante la organización, por lo tanto la comunicación es determinante en el futuro de la
organización.
Esta
puede fluir vertical u horizontalmente. La dimensión vertical puede ser
dividida, además, en dirección ascendente o descendente.
- Descendente, en este tipo, la comunicación fluye de un nivel de equipo u organización a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan mucha más atención, proporcionar instrucciones.
- Ascendente, donde la comunicación fluye en forma opuesta a la anterior, es decir, de los empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para retroalimentar a los niveles anteriores, para informarse sobre los progresos, factores críticos, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar situaciones internas de la organización. Quien lidera sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones tienen conocimiento de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el rendimiento.
Un gerente debe comprometerse en la filosofía,
con la noción de que comunicarse con sus es esencial para el logro de sus metas o las metas de un equipo:
- Asociar las conductas con las palabras.
- Comprometerse con la comunicación de dos vías (descendente y ascendente)
- Énfasis en la comunicación cara a cara.
- Mantener a los miembros de la organización informados de los cambios y decisiones dentro de la organización.
- Diseñar planes de comunicación para transmitir la toda la información a cada elemento del equipo.
- Luchar para que la información fluya continuamente.
