VICENTE CABALLO: LA COMUNICACIÓN EFICAZ

La comunicación es y será siempre un elemento generador de armonía dentro de las organizaciones, ésta colabora en la unión de todos los elementos que pueden conformar una empresa abarcando no solo la aceptación de las políticas y procedimientos por cada uno de los empleados sino también, como relación de feekback, el recibimiento de proactividad por cada uno de ellos facilitando así diversas opiniones acerca de un mismo contexto. 

La comunicación eficaz garantiza el desarrollo de un saber escuchar, procesar la información recibida y generar una respuesta al entorno, sea ésta negativa o positiva. Los individuos siendo los actores elementales de la comunicación pueden definir principios básicos para lograr un proceso correcto, sin embargo por su naturaleza suele olvidarlos, es por ello que a continuación se traen a mención el más importante de ellos:

·      Saber escuchar.

Representa quizás uno de los principios más difíciles del proceso de comunicación, representa el escucha activa. Los individuos de la actualidad son actores de una falta de comunicación en grandes niveles por no saber escuchar a los demás, dando prioridad a sus propias emisiones de mensajes, lo que lleva en consecuencias a la pérdida de la esencia de la comunicación. Es global la creencia errada de que escuchar de forma automática es una característica propia de los seres humanos; por el contrario escuchar requiere de un esfuerzo superior a hablar ya que suma nuevas dificultades al proceso de interpretación.

Son amplias las diferencias que existen entre percibir las vibraciones del sonido y entender, comprender o dar sentido a lo que se escucha. La escucha requiere que el individuo sea necesariamente activo por encima de lo pasivo, exige habilidad de escuchar no solo de analizar lo que la otra persona expresa, sino también de los sentimientos, ideas o pensamientos que se encuentra por debajo de lo que su código traduce, requiere empatía, colocarse en el puesto de la otra persona.

Es recomendable en el desarrollo de capacidades y habilidades que permitan una escucha activa: tener disposición psicológica para de esta manera lograr una clara aceptación de los objetivos y sentimientos de la otra persona; por otro lado, expresar a quien transmite el mensaje atención verbal y no gestual. Entre otras habilidades de importancia se encuentran parafrasear, emitir palabras de refuerzo o cumplido y devolver a manera de retroalimentación un resumen.

También se le pueden sumar a esta lista algunos elementos a evitar en pro de una escucha activa, entre ellos: evitar distracciones, garantizar que el canal de transmisión de mensajes se encuentre disponible (ello hace referencia a las organizaciones al incorporar tecnologías como el internet), dar respuesta con juicios de valor y no juzgar, evitando de esta manera desarrollar una barrera que limite el proceso comunicativo.

En el ámbito organizacional, una comunicación eficaz puede resultar algo mucho más complejo, la concurrencia de tanto individuos puede resulta limitante, excesiva para el sistema que soporta las comunicaciones y redundante, afectando en gran manera los procesos, es por ello que cuando se requiera la transmisión de mensajes de forma precisa y de igual forma se requiera respuesta clara y rápida será recomendable:

• Ser concreto y preciso: ésta será una de las normas principales de la comunicación organizacional. Una comunicación específica, a pesar de los cambios, es una forma de mejorar. Siendo inespecífico el individuo solo generará retrasos y mal entendidos.
• Evitar generalizar: las respuestas y mensajes extremos no son buenos indicadores de que las cosas caminen bien o de forma perfeccionada, el equilibrio absoluto no existe dentro de las organizaciones, por ello es necesario sincerarse con la información y valorarla de forma tal que la evaluación sumada a su mensaje sean justos y honestos.
•  Cuidar de la comunicación no verbal: deberá existir plena concordancia entre los que se dice y las expresiones que la acompañan, un contacto visual pleno y no exagerado permitirán una correcta interacción. 

El encontrarse en contacto constantemente con la gente, el trabajo el equipo y la tecnología hacen que sea de importancia que el mensaje sea entendido por quienes lo reciben, aun mas cuando las personas a quienes el individuo puede dirigirse puede ser mayores o menores que él, de mayor o menor preparación académica, entre otros, por lo que las posibilidades de que se dificulte la comprensión y existan más brechas son mayores.

Para dar seguridad de que ello no ocurra en las organizaciones, los individuos deben prestar constantemente atención a los signos verbales y no verbales que emiten los interlocutores, dado que la comunicación supone influir en el otro y solo así se sabrá cuando será necesario tomar un cambio de rumbo.