La comunicación es y será siempre un
elemento generador de armonía dentro de las organizaciones, ésta colabora en la
unión de todos los elementos que pueden conformar una empresa abarcando no solo
la aceptación de las políticas y procedimientos por cada uno de los empleados
sino también, como relación de feekback, el recibimiento de proactividad por
cada uno de ellos facilitando así diversas opiniones acerca de un mismo
contexto.
La comunicación eficaz garantiza el
desarrollo de un saber escuchar, procesar la información recibida y generar una
respuesta al entorno, sea ésta negativa o positiva. Los individuos siendo los
actores elementales de la comunicación pueden definir principios básicos para
lograr un proceso correcto, sin embargo por su naturaleza suele olvidarlos, es
por ello que a continuación se traen a mención el más importante de ellos:
· Saber escuchar.
Representa quizás uno de los principios
más difíciles del proceso de comunicación, representa el escucha activa. Los
individuos de la actualidad son actores de una falta de comunicación en grandes
niveles por no saber escuchar a los demás, dando prioridad a sus propias
emisiones de mensajes, lo que lleva en consecuencias a la pérdida de la esencia
de la comunicación. Es global la creencia errada de que escuchar de forma
automática es una característica propia de los seres humanos; por el contrario
escuchar requiere de un esfuerzo superior a hablar ya que suma nuevas
dificultades al proceso de interpretación.
Son amplias las diferencias que existen
entre percibir las vibraciones del sonido y entender, comprender o dar sentido
a lo que se escucha. La escucha requiere que el individuo sea necesariamente
activo por encima de lo pasivo, exige habilidad de escuchar no solo de analizar
lo que la otra persona expresa, sino también de los sentimientos, ideas o
pensamientos que se encuentra por debajo de lo que su código traduce, requiere
empatía, colocarse en el puesto de la otra persona.
Es recomendable en el desarrollo de
capacidades y habilidades que permitan una escucha activa: tener disposición
psicológica para de esta manera lograr una clara aceptación de los objetivos y
sentimientos de la otra persona; por otro lado, expresar a quien transmite el
mensaje atención verbal y no gestual. Entre otras habilidades de importancia se
encuentran parafrasear, emitir palabras de refuerzo o cumplido y devolver a
manera de retroalimentación un resumen.
También se le pueden sumar a esta lista
algunos elementos a evitar en pro de una escucha activa, entre ellos: evitar
distracciones, garantizar que el canal de transmisión de mensajes se encuentre
disponible (ello hace referencia a las organizaciones al incorporar tecnologías
como el internet), dar respuesta con juicios de valor y no juzgar, evitando de
esta manera desarrollar una barrera que limite el proceso comunicativo.
En el ámbito organizacional, una
comunicación eficaz puede resultar algo mucho más complejo, la concurrencia de
tanto individuos puede resulta limitante, excesiva para el sistema que soporta
las comunicaciones y redundante, afectando en gran manera los procesos, es por
ello que cuando se requiera la transmisión de mensajes de forma precisa y de
igual forma se requiera respuesta clara y rápida será recomendable:
- Ser concreto y
preciso: ésta será una de las normas principales de la comunicación
organizacional. Una comunicación específica, a pesar de los cambios, es una
forma de mejorar. Siendo inespecífico el individuo solo generará retrasos y mal
entendidos.
- Evitar
generalizar: las respuestas y mensajes extremos no son buenos indicadores de
que las cosas caminen bien o de forma perfeccionada, el equilibrio absoluto no
existe dentro de las organizaciones, por ello es necesario sincerarse con la
información y valorarla de forma tal que la evaluación sumada a su mensaje sean
justos y honestos.
- Cuidar de la
comunicación no verbal: deberá existir plena concordancia entre los que se dice
y las expresiones que la acompañan, un contacto visual pleno y no exagerado
permitirán una correcta interacción.
El
encontrarse en contacto constantemente con la gente, el trabajo el equipo y la
tecnología hacen que sea de importancia que el mensaje sea entendido por
quienes lo reciben, aun mas cuando las personas a quienes el individuo puede
dirigirse puede ser mayores o menores que él, de mayor o menor preparación
académica, entre otros, por lo que las posibilidades de que se dificulte la
comprensión y existan más brechas son mayores.
Para
dar seguridad de que ello no ocurra en las organizaciones, los individuos deben
prestar constantemente atención a los signos verbales y no verbales que emiten
los interlocutores, dado que la comunicación supone influir en el otro y solo
así se sabrá cuando será necesario tomar un cambio de rumbo.
Somos primordialmente seres
“sociales”, en el sentido de que pasamos la mayor parte de nuestras vidas con
otras personas. Por consiguiente, es importante aprender a entenderse con los
otros y a funcionar adecuadamente en situaciones sociales. Ciertas habilidades
de comunicación nos ayudan a mejorar las relaciones interpersonales. 
